Build it once - step by step Smíðaðu einu sinni – skref fyrir skref
Name your workflow and set the context Gefðu verkferlinu nafn og skilgreindu samhengið
Give the workflow a title, a description for HR's reference, and a shared context message. The shared context is shown at the top of every step, so everyone working through the workflow knows what it's about - whether it's a contract renewal, an onboarding, an offboarding, or what ever the workflow entails. Gefðu ferlinu titil, lýsingu og samhengi. Samhengið birtist efst í hverju skrefi, þannig að allir sem taka þátt verkferlinu viti um hvað það snýst – hvort sem um er að ræða endurnýjun samninga, nýliðamóttöku, starfslok eða í raun hvað sem er.
Build stages - sequential or parallel Búðu til þrep - í röð eða samhliða
Add as many steps as you need and organise them into stages. Steps within the same stage run in parallel - useful when two people can work simultaneously. Vinnr automatically waits for all steps in a stage to be completed before unlocking the next one. Drag to reorder at any time. Bættu við eins mörgum skrefum og þú þarft og skipuleggðu þau í þrep. Skref innan sama þreps keyra samhliða – sem er gagnlegt þegar tveir geta unnið samtímis. Vinnr bíður sjálfvirkt eftir að öllum skrefum í hverju þrepi sé lokið áður en næsta þrep opnast. Þú getur dregið skrefin til hvenær sem er til að endurraða þeim.
Assign each step to the right person Úthlutaðu hverju skrefi til rétts aðila
Each step can be assigned to a specific employee or an entire group. You can also allow the assignee to add a note when they complete the step - useful for sign-offs, decisions, or brief summaries that need to be recorded. Hvert skref getur verið falið ákveðnum starfsmanni eða heilum hóp. Þú getur einnig leyft þeim sem fær verkefnið að bæta við athugasemd þegar skrefinu er lokið – það kemur sér vel fyrir staðfestingar, ákvarðanir eða stuttar samantektir sem þurfa að vera skráðar.
Track every step in real time Fylgstu með hverju skrefi í rauntíma
Once a workflow is running, workflow owner can see the status of every step at a glance - who it's assigned to, the due date, and whether it's in progress, waiting, or complete. Parallel stages are clearly labelled so it's always obvious what can move forward and what's still pending. Þegar verkferli er komið í gang getur eigandi þess séð stöðu hvers skrefs í fljótu bragði – hverjum það er úthlutað, skilafrest, og hvort það sé í vinnslu, í bið eða lokið. Samhliða þrep eru skýrt merkt svo alltaf sé ljóst hvað má fara áfram og hvað er enn í bið.
The right person is notified automatically Sjálfvirkar tilkynningar berast réttum aðila
When a step becomes active, the assignee sees it immediately under My Tasks in the Employee Portal. They also receive an email notification - so they don't need to check Vinnr constantly. No chasing, no reminders to send manually. Þegar skref virkjast sér ábyrgðaraðilinn það samstundis undir „Mín verkefni“ á starfsmannavefnum. Hann fær einnig tilkynningu í tölvupósti – svo það þarf ekki að fylgjast stöðugt með Vinnr. Engin eltingaleikur, engar handvirkar áminningar.
Complete the step - with evidence if needed Klárðu skrefið - með fylgigögnum ef þarf
Employees open the task, optionally add a note, attach any relevant files (PDFs, Word documents, images), and hit Mark Complete. Vinnr records who completed it and when - and immediately activates the next step in the workflow. Starfsmenn opna verkefnið, bæta við athugasemd ef þörf krefur, láta viðeigandi skrár fylgja (PDF-skjöl, Word-skjöl, myndir) og smella á „Merkja sem lokið“. Vinnr skráir hver lauk verkinu og hvenær – og virkjar samstundis næsta skref í verkferlinu.
Run workflows on a schedule Settu verkferla í fasta áætlun
Set any workflow to run automatically - daily, weekly, or monthly - at a time and timezone of your choosing. Add an optional end date or a fixed number of runs, then forget about it. Recurring processes like monthly safety checks, quarterly reviews, or annual compliance sign-offs just happen without anyone pressing a button. Stilltu hvaða verkferil sem er til að keyra sjálfvirkt – daglega, vikulega eða mánaðarlega – á þeim tíma sem þér hentar. Bættu við valfrjálsum lokadagsetningum eða ákveðnum fjölda keyrslna, og láttu kerfið svo um framhaldið. Reglubundnir ferlar eins og mánaðarlegt öryggiseftirlit, ársfjórðungsleg rýni eða árlegar staðfestingar á regluvörslu eiga sér hreinlega stað án þess að nokkur þurfi að ýta á hnapp.
