FeaturesEiginleikar / Document Control & ComplianceSkjalastýring og gæðamál

Controlled documents.
Ready for any audit.Skjalastýring.
Tilbúin fyrir hverja úttekt.

From the employee handbook to the production floor's procedures: write, review, approve and publish with a full audit trail. Know that the right people have read the latest version, and see exactly how your documents cover the standards you work to.Frá starfsmannahandbókinni til verklagsreglna á framleiðslugólfinu: skrifaðu, rýndu, samþykktu og gefðu út með fullum rekjanleika. Vertu viss um að rétta fólkið hafi lesið nýjustu útgáfuna og sjáðu nákvæmlega hvernig skjölin uppfylla staðlana sem þú vinnur eftir.

Join the VinnrsVertu Vinnr For quality managers →Fyrir gæðastjóra →
HRMannauður

Handbooks, policies and agreements everyone can find, with proof that people have read them.Handbækur, stefnur og samningar sem allir finna – og staðfesting á að fólk hafi lesið þá.
Quality managersGæðastjórar

Procedures and work instructions under control, mapped to your standards, ready for the auditor.Verklagsreglur og vinnulýsingar undir stjórn, tengdar stöðlunum þínum og tilbúnar fyrir úttektaraðilann.
Operations & safetyRekstur og öryggi

Safety instructions on everyone's phone, and recurring checks with a record of every run.Öryggisleiðbeiningar í síma allra og reglubundið eftirlit með skrá yfir hverja framkvæmd.

Document controlSkjalastýring

Every document follows a controlled lifecycleLífsferill skjals

No more “final_v3_REALLY_final.docx”. Each document has an owner, an approver and a clear status, whether you wrote it in Vinnr or uploaded a file.Ekkert meira „lokaútgáfa_v3_ALVEG_loka.docx“. Hvert skjal hefur eiganda, samþykkjanda og skýra stöðu – hvort sem það var skrifað í Vinnr eða hlaðið upp sem skrá.

  1. DraftDrög
    Write in the editor or upload a fileSkrifað í ritli eða skrá hlaðið upp
  2. In reviewÍ rýni
    The approver gets a task and an emailSamþykkjandi fær verkefni og tölvupóst
  3. ApprovedSamþykkt
    Signed off, ready to go liveSamþykkt og tilbúið til útgáfu
  4. PublishedÚtgefið
    Effective date set, readers asked to confirmGildistaka skráð, lesendur beðnir um staðfestingu
  5. Review dueEndurskoðun
    Owner reminded when the review date passesEigandi minntur á þegar endurskoðun er komin á tíma
New version: a review starts a new draft, and the cycle repeats.Ný útgáfa: endurskoðun hefst með nýjum drögum og hringurinn endurtekur sig.
Rejected: back to draft with the approver's note.Hafnað: aftur í drög með athugasemd samþykkjanda.
Archived: the previous version is archived automatically, never lost.Í geymslu: fyrri útgáfa fer sjálfkrafa í geymslu og glatast aldrei.
Add a document to Vinnr
1

Organised the way you workSkipulagt eins og þú vinnur

Group documents into spaces, such as Quality, HR or Safety, each with its own read and write permissions. Folders with a code prefix number new documents automatically (SOP-001, SOP-002…), so references stay consistent across the company.Flokkaðu skjöl í svæði, t.d. gæðamál, mannauð eða öryggismál, hvert með sínar eigin les- og skrifheimildir. Möppur með forskeyti númera ný skjöl sjálfkrafa (SOP-001, SOP-002…) svo tilvísanir haldist samræmdar.

  • Read access for everyone, selected groups or named peopleLesaðgangur fyrir alla, valda hópa eða tiltekna einstaklinga
  • Separate write access, so only the right people can editSér skrifaðgangur svo aðeins rétta fólkið geti breytt
  • Write in the built-in editor, or upload PDF, Word, Excel, PowerPoint, images or videoSkrifaðu í innbyggðum ritli eða hladdu upp PDF, Word, Excel, PowerPoint, myndum eða myndböndum
  • Folders and subfolders with automatic document codesMöppur og undirmöppur með sjálfvirkum skjalanúmerum
  • Employees browse the library in the portal and always see the latest published versionStarfsfólk skoðar safnið á starfsmannavefnum og sér alltaf nýjustu útgefnu útgáfuna
Document SOP-001 with approval status, version history and mapped standard clauses
2

Approvals that leave a trailSamþykktarferli sem skilur eftir sig slóð

Name an approver for each document. When a draft is submitted, the approver gets a task and an email, and can approve it or send it back with a note. Every version is kept, with who did what and when.Tilgreindu samþykkjanda fyrir hvert skjal. Þegar drög eru send í rýni fær samþykkjandinn verkefni og tölvupóst og getur samþykkt eða sent til baka með athugasemd. Allar útgáfur eru geymdar ásamt því hver gerði hvað og hvenær.

  • Approve, reject with a note, or recall a submissionSamþykkja, hafna með athugasemd eða draga til baka
  • Switch approval off for low-risk spaces or documentsSlökktu á samþykktarferli fyrir svæði eða skjöl með litla áhættu
  • Compare any two versions of a written document line by lineBerðu saman hvaða tvær útgáfur sem er af skrifuðu skjali, línu fyrir línu
  • Version numbers, effective dates and publish dates on every releaseÚtgáfunúmer, gildistökudagur og útgáfudagur á hverri útgáfu
  • Publishing archives the previous version automaticallyVið útgáfu fer fyrri útgáfa sjálfkrafa í geymslu
Document Control overview with status tabs: All, Draft, In review, Approved, Published, Overdue, Archived
3

Review cycles that run themselvesEndurskoðun sem sér um sig sjálf

Set a review interval per space and override it per document. Vinnr calculates the next review date at publish time, flags documents as overdue when it passes, and emails the owner. Document Control gives you the whole picture on one page.Settu endurskoðunartíðni fyrir hvert svæði og breyttu henni fyrir einstök skjöl ef þarf. Vinnr reiknar næsta endurskoðunardag við útgáfu, merkir skjöl sem komin fram yfir tíma og sendir eiganda tölvupóst. Í skjalastýringunni sérðu heildarmyndina á einni síðu.

  • Status tabs: draft, in review, approved, published, overdue, archivedFlipar eftir stöðu: drög, í rýni, samþykkt, útgefið, á eftir áætlun, í geymslu
  • Default review interval per space, adjustable per documentSjálfgefin endurskoðunartíðni fyrir hvert svæði, stillanleg fyrir hvert skjal
  • Email reminders to the owner when a review is overdueÁminning í tölvupósti til eiganda þegar endurskoðun er komin á tíma
  • Email notifications when documents are submitted or approvedTölvupóstur þegar skjöl eru send í rýni eða samþykkt
Reading confirmation progress for a published procedure (who has / hasn't confirmed)
4

Know who has read the latest versionStaðfestu hver hefur lesið nýjustu útgáfuna

Choose the groups or people who must read a document. They get a task in My Tasks and confirm with one click. When you publish a new version, Vinnr asks everyone to confirm again, so your records always match the version in force.Veldu hópa eða einstaklinga sem verða að lesa skjal. Þeir fá verkefni í „Mín verkefni“ og staðfesta með einum smelli. Þegar ný útgáfa er gefin út biður Vinnr alla um að staðfesta aftur – svo skráin passar alltaf við gildandi útgáfu.

  • Target groups, the whole company or named individualsVeldu hópa, allt fyrirtækið eða tiltekna einstaklinga
  • Track progress: who has confirmed and who hasn'tFylgstu með: hver hefur staðfest og hver ekki
  • New version means a fresh round of confirmations, automaticallyNý útgáfa þýðir sjálfkrafa nýja umferð staðfestinga
  • Confirmations are personal, so a stand-in can't confirm on someone's behalfStaðfestingar eru persónulegar – staðgengill getur ekki staðfest fyrir aðra

Standards & gap analysisStaðlar og gatagreining

Map your documents to the standards you work toTengdu skjölin við staðlana sem þú vinnur eftir

Bring your own standard, regulation or customer requirement. Import its clauses from Excel or CSV, link documents to each clause, and see your coverage and gaps at a glance.Komdu með þinn eigin staðal, reglugerð eða kröfur viðskiptavina. Flyttu greinarnar inn úr Excel eða CSV, tengdu skjöl við hverja grein og sjáðu stöðu og göt í fljótu bragði.

Your food safety standardMatvælaöryggisstaðallinn þinn
80%
Imported from Excel · 6 clauses shownFlutt inn úr Excel · 6 greinar sýndar
  • 3.2Supplier approvalSamþykki birgja CoveredUppfyllt
  • 4.1Cleaning and sanitationÞrif og sótthreinsun CoveredUppfyllt
  • 4.6Pest controlMeindýravarnir In progressÍ vinnslu
  • 5.4Training recordsÞjálfunarskrár CoveredUppfyllt
  • 6.1Internal auditInnri úttektir GapGat
  • 7.3Export labellingMerkingar útflutningsvöru Not applicableÁ ekki við

Coverage you can show, gaps you can closeStaða sem þú getur sýnt, göt sem þú getur lokað

Every clause gets a clear status. A clause is covered when a published document is linked to it, in progress when the linked document is still being written or reviewed, and a gap when nothing is linked yet. Clauses that don't apply to you can be marked as not applicable and are left out of the score.Hver grein fær skýra stöðu. Grein er uppfyllt þegar útgefið skjal er tengt henni, í vinnslu þegar tengda skjalið er enn í smíðum eða rýni, og gat þegar ekkert er tengt. Greinar sem eiga ekki við má merkja þannig og þær teljast ekki með.

  • Import any standard's clauses from Excel or CSV, your own or your customer'sFlyttu inn greinar hvaða staðals sem er úr Excel eða CSV – þíns eigin eða viðskiptavinarins
  • Link one document to many clauses, and many documents to one clauseTengdu eitt skjal við margar greinar og mörg skjöl við eina grein
  • Coverage percentage per standard and across all of themHlutfall uppfyllingar fyrir hvern staðal og alla í heild
  • Mark clauses as not applicable, and undo it at any timeMerktu greinar sem eiga ekki við – og breyttu því hvenær sem er
  • Turn a standard off without losing its mappingsSlökktu á staðli án þess að tapa tengingum
Standards coverage view: clauses with mapped documents, gaps and N/A (use a self-imported example standard)

Audit readinessTilbúin í úttekt

Show the auditor, not a binderSýndu úttektaraðilanum – ekki möppu

The questions every audit asks, answered from one system instead of shared drives, spreadsheets and paper sign-off sheets.Spurningarnar sem hver úttekt spyr – svarað úr einu kerfi í stað sameiginlegra drifa, Excel-skjala og undirskriftablaða.

“Who approved this, and when?”„Hver samþykkti þetta og hvenær?“

Every version records its author, approver and the date it was submitted, approved and published.Hver útgáfa skráir höfund, samþykkjanda og hvenær hún var send í rýni, samþykkt og gefin út.

“Which version was in force on that date?”„Hvaða útgáfa gilti á þessum degi?“

Effective dates and the full version history, with older versions archived rather than deleted.Gildistökudagar og öll útgáfusagan – eldri útgáfur fara í geymslu í stað þess að vera eytt.

“Have your staff read the current procedure?”„Hefur starfsfólkið lesið gildandi verklag?“

Reading confirmations show exactly who has confirmed the latest version, and who hasn't yet.Lestrarstaðfestingar sýna nákvæmlega hver hefur staðfest nýjustu útgáfuna og hver ekki.

“Which document covers this requirement?”„Hvaða skjal nær yfir þessa kröfu?“

Open the clause and see the mapped documents and their status, or the gap that still needs work.Opnaðu greinina og sjáðu tengd skjöl og stöðu þeirra – eða gatið sem enn þarf að loka.

“Show me the check was actually done.”„Sýndu mér að eftirlitið hafi farið fram.“

Linked workflows keep every run of a recurring check, with completed checklists and form answers.Tengdir ferlar geyma hverja keyrslu reglubundins eftirlits með útfylltum gátlistum og svörum.

“Is anything overdue?”„Er eitthvað komið fram yfir tíma?“

The Overdue tab lists every published document past its review date, and owners get reminded by email.Flipinn „Á eftir áætlun“ sýnir öll útgefin skjöl sem eru komin fram yfir endurskoðunardag og eigendur fá áminningu í tölvupósti.

Every action, from submitting and approving to publishing and mapping clauses, is also written to the activity log.Allar aðgerðir – innsending, samþykkt, útgáfa og tenging greina – eru einnig skráðar í aðgerðaskrá.

A document (e.g. cleaning procedure) linked to a recurring workflow, showing the history of runs

Procedures that turn into actionVerklag sem verður að framkvæmd

Link a procedure to a workflow, such as a cleaning procedure to a weekly cleaning check. Schedule it to repeat, capture results with checklists and forms, and the document page shows every run. The procedure and the proof live side by side.Tengdu verklagsreglu við ferli, t.d. þrifaverklag við vikulegt þrifaeftirlit. Láttu ferlið endurtaka sig sjálfkrafa, skráðu niðurstöður með gátlistum og eyðublöðum, og skjalið sýnir hverja keyrslu. Verklagið og sönnunin eru á sama stað.

  • Recurring checks on a schedule: daily, weekly, monthly or customReglubundið eftirlit eftir áætlun: daglega, vikulega, mánaðarlega eða eftir þörfum
  • Checklists with required items and forms for measurementsGátlistar með skyldu-atriðum og eyðublöð fyrir mælingar
  • Full run history on the document itselfÖll keyrslusagan á skjalinu sjálfu
  • Export workflow results to CSVFlyttu niðurstöður ferla út í CSV
Explore workflowsSkoðaðu ferla
AI document search - natural language search results

Ask a question, get the answerSpurðu og fáðu svarið

Employees don't need to know where a document lives or what it's called. AI search understands meaning, not just keywords, and works across languages, so a question in Icelandic finds the answer in an English procedure.Starfsfólk þarf ekki að vita hvar skjal er geymt eða hvað það heitir. Gervigreindarleitin skilur merkingu, ekki bara leitarorð, og virkar þvert á tungumál – spurning á íslensku finnur svarið í verklagi á ensku.

  • Natural-language search across all documents you can readLeit á náttúrulegu máli í öllum skjölum sem þú hefur aðgang að
  • Icelandic and English, in either directionÍslenska og enska, í báðar áttir
  • The most relevant passage shown as a previewMikilvægasti kaflinn birtist sem forskoðun
  • Respects space permissions, so nobody sees what they shouldn'tVirðir heimildir svæða – enginn sér það sem hann á ekki að sjá
  • Files stored encrypted, and every download requires a loginSkrár geymdar dulkóðaðar og innskráningar krafist fyrir hvert niðurhal

Ready to see it in action?Viltu sjá Vinnr í notkun?

Leave your details and we'll show you Vinnr with your own documents.Skildu eftir upplýsingarnar þínar og við sýnum þér Vinnr með þínum eigin skjölum.

Join the VinnrsVertu Vinnr