Privacy Policy Persónuverndarstefna

Persónuverndarstefna þessi lýsir því hvernig Vinnr ehf. („við" eða „félagið") vinnur persónuupplýsingar um þig í tengslum við veitingu þjónustu félagsins á app.vinnr.is og vinnr.is. Persónuverndarstefna þessi er sett á grundvelli laga um persónuvernd og vinnslu persónuupplýsinga nr. 90/2018 („pvl.") og almennu persónuverndarreglugerð ESB nr. 2016/679 („pvrg.").

1. Hlutverk og ábyrgð

Félagið kann að vinna persónuupplýsingar í hlutverki vinnsluaðila eða ábyrgðaraðila, allt eftir tilgangi og samhengi vinnslunnar:

Vinnsluaðili: Þegar viðskiptavinir (mannauðsdeildir fyrirtækja) skrá persónuupplýsingar í lausnina – t.d. starfsmannaupplýsingar, þjálfunargögn eða laun – fer vinnslan fram samkvæmt fyrirmælum viðskiptavinarins. Í þeim tilvikum er viðskiptavinurinn ábyrgðaraðili vinnslunnar og félagið sinnir hlutverki vinnsluaðila í skilningi 7. tl. 3. gr. pvl. Slík vinnsla byggist á vinnslusamningi milli aðila í samræmi við 28. gr. pvrg.

Ábyrgðaraðili: Félagið telst sjálfstæður ábyrgðaraðili þegar persónuupplýsingar eru unnar í eigin tilgangi, svo sem vegna:

• skráningar og meðferðar samskiptaupplýsinga tengiliða viðskiptavina,
• reikningshalds, innheimtu og annarra lögbundinna bókhalds- og rekstrarskyldna,
• þróunar, viðhalds og endurbóta á lausninni,
• öryggis- og aðgangsstýringar vegna notkunar lausnarinnar.

Tengiliðaupplýsingar félagsins: Haf-Akur ehf., kt. 580924-0340, Sambyggð 18, 815 Þorlákshöfn, Ísland. Netfang: hallo@vinnr.is.

2. Hvaðan er persónuupplýsingum safnað?

Þessi kafli lýsir persónuupplýsingum sem við söfnum í hlutverki ábyrgðaraðila (sjá §1). Hann nær ekki til starfsmanns- og mannauðsgagna sem viðskiptavinir okkar hlaða inn í kerfið f.h. eigin starfsmanna - þau gögn vinnum við sem vinnsluaðili samkvæmt fyrirmælum viðskiptavinarins, eins og lýst er í §1.

Persónuupplýsingum er safnað frá tengiliðum viðskiptavina okkar, starfsmönnum sem skrá sig á vettvanginn, þeim sem heimsækja vefsíðu okkar og/eða þeim sem eiga að öðru leyti í samskiptum við okkur.

3. Persónuupplýsingar sem við vinnum

Sem ábyrgðaraðili

Í hlutverki ábyrgðaraðila vinnum við eftirfarandi flokka persónuupplýsinga:

• Nafn, starfstitill og starfstengdar samskiptaupplýsingar tengiliða viðskiptavina
• Innskráningarupplýsingar fyrir aðgang að vettvangi
• Innihald tölvupósta og annarra samskipta við okkur
• Tæknilegar upplýsingar eins og IP-tölur, vafraupplýsingar, annálagögn og sams konar rekstrargögn

Sem vinnsluaðili

Þegar viðskiptavinir okkar nota vettvanginn til að stjórna eigin starfsmönnum vinnum við starfsmanns- og mannauðsgögn f.h. þeirra viðskiptavina og samkvæmt fyrirmælum þeirra. Flokkar persónuupplýsinga sem unnið er með í þessu hlutverki - sem geta m.a. falið í sér samskiptaupplýsingar, starfsupplýsingar, þjálfunargögn og önnur mannauðsgögn - eru ákveðnir af hverjum viðskiptavini og falla undir vinnslusamning sem gerður er við þann viðskiptavin. Ef þú hefur spurningar um hvernig vinnuveitandi þinn vinnur gögn þín í gegnum þennan vettvang skaltu hafa samband við hann beint.

4. Tilgangur vinnslu persónuupplýsinga

Við vinnum persónuupplýsingar í hlutverki ábyrgðaraðila í eftirfarandi tilgangi: til að afhenda og reka vettvanginn og efna samningsskyldur okkar; til að eiga í samskiptum við viðskiptavini og veita þjónustuaðstoð; til að þróa, viðhalda og bæta þjónustu okkar; og til að tryggja öryggi kerfa okkar og koma í veg fyrir óheimilan aðgang eða svik. Vinnsla starfsmanns- og mannauðsgagna f.h. viðskiptavina fer eingöngu fram í samræmi við fyrirmæli hvers viðskiptavinar og á grundvelli gildandi vinnslusamnings.

5. Heimildir til vinnslu

Við vinnum aðeins persónuupplýsingar þegar við höfum heimild til þess samkvæmt persónuverndarlögum.

Vinnsla í hlutverki vinnsluaðila: Vinnslan fer fram á grundvelli vinnslusamnings við viðskiptavini okkar (ábyrgðaraðila).

Vinnsla í hlutverki ábyrgðaraðila:

• Við kunnum að vinna persónuupplýsingar þegar það er nauðsynlegt til að efna samninga við viðskiptavini okkar, t.a.m. þegar við eigum í samskiptum við tengiliði viðskiptavina okkar, sendum reikninga og veitum tæknilega aðstoð.
• Við kunnum að vinna persónuupplýsingar þegar við teljum að það sé nauðsynlegt á grundvelli lögmætra hagsmuna okkar og þeir hagsmunir vega ekki þyngra en hagsmunir þínir og grundvallarréttindi. Til dæmis gætum við unnið persónuupplýsingar á þessum grundvelli til að greina hvernig þjónustan er notuð svo við getum bætt hana.
• Við kunnum að vinna persónuupplýsingar ef þú hefur veitt okkur samþykki til vinnslunnar í ákveðnum tilgangi. Samþykkið er hægt að afturkalla hvenær sem er án þess að það hafi áhrif á lögmæti vinnslu sem fór fram áður.
• Við kunnum að vinna persónuupplýsingar þínar þegar við teljum það nauðsynlegt til að uppfylla lagalegar skyldur okkar.

6. Miðlun persónuupplýsinga

Við seljum ekki persónuupplýsingar. Við kunnum að miðla persónuupplýsingum til þjónustuaðila þriðja aðila (undirvinnsluaðila) sem aðstoða okkur við rekstur vettvangsins, að því marki sem nauðsynlegt er vegna verkefna þeirra og með viðeigandi persónuverndarskuldbindingum. Þegar við vinnum persónuupplýsingar f.h. viðskiptavina er miðlun til undirvinnsluaðila stjórnað af vinnslusamningnum. Allir flutningar utan EES fara fram í samræmi við gildandi persónuverndarlög.

7. Öryggi persónuupplýsinga

Með hliðsjón af nýjustu tækni, kostnaði við framkvæmd og eðli, umfangi, samhengi og tilgangi vinnslunnar og áhættu, höfum við gert viðeigandi tæknilegar og skipulagslegar ráðstafanir til að tryggja viðunandi öryggi persónuupplýsinga þinna, svo sem:

• Dulkóðun: Persónuupplýsingar eru dulkóðaðar bæði við geymslu og flutning. Viðkvæm gögn eru dulkóðuð með dulkóðunarlykli sem er einstakur fyrir hvern viðskiptavin, þannig að gögn hvers fyrirtækis eru vernduð af eigin lykli.
• Aðgangsstýring: Aðgangur að persónuupplýsingum er aðeins veittur þeim sem hafa lögmæta þörf á slíkum aðgangi.
• Auðkenning: Við notum fjölþátta auðkenningu (MFA) til að takmarka áhættu á óviðkomandi aðgangi.
• Reglulegar öryggisuppfærslur: Kerfi og þjónustur eru uppfærð reglulega til að viðhalda öryggi og vernd.
• Eftirlit: Allur aðgangur að kerfum er skráður og yfirfarinn, auk þess sem framkvæmdar eru reglulegar úttektir til að greina hugsanleg frávik.
• Afritun og endurheimt gagna: Gögn eru reglulega afrituð og varðveitt á öruggan hátt.

8. Varðveisla persónuupplýsinga

Við varðveitum persónuupplýsingar eins lengi og nauðsynlegt er og í samræmi við þann tilgang sem þeim var safnað. Við mat á hæfilegum varðveislutíma er tekið mið af umfangi, tegund og eðli upplýsinganna og áhættunni af því að óviðkomandi fái aðgang að þeim. Þegar viðskiptavinarreikningi er lokað eru persónuupplýsingar eyddar eða gerðar ópersónugreinanlegar innan 90 daga, nema lög skyldi okkur til að geyma þær lengur (t.d. bókhaldsgögn samkvæmt lögum um bókhald).

9. Vefkökur og svipuð tækni

Við notum vefkökur og svipaða tækni sem eru nauðsynlegar fyrir grunnvirkni vefsíðu okkar.

a. Hvað eru vefkökur?

Vefkökur eru litlar textaskrár sem vefsíður vista á tækið þitt þegar þú heimsækir þær. Sumar kökur eru nauðsynlegar til að vefsíðan virki rétt, á meðan aðrar eru notaðar í greiningu eða markaðssetningu.

b. Tegundir vefkaka sem við notum

Við notum svokallaðar „Session Cookies". Slíkar vefkökur eru tímabundnar og eyðast af tækinu þínu þegar þú lokar vafranum. Við notum þær til að halda þér innskráðum og muna tungumálastillingu þína.

c. Hvernig við notum vefkökur

Við notum eingöngu nauðsynlegar vefkökur. Þessar kökur eru nauðsynlegar fyrir grunnvirkni vefsíðunnar og án þeirra myndi hún ekki virka rétt. Við notum ekki þriðja aðila auglýsinga- eða rekjarvafrakökur.

d. Meðhöndlun

Þar sem við notum ekki greiningar- eða markaðskökur þarftu ekki að samþykkja eða hafna notkun þeirra sérstaklega. Þú getur þó alltaf stillt vafrann þinn til að loka á vefkökur eða eyða þeim. Leiðbeiningar um hvernig þú stýrir vefkökum má finna hjá helstu vöfrum: Google Chrome, Mozilla Firefox, Safari, Microsoft Edge.

10. Réttindi þín

Þú átt tiltekin réttindi er varða vinnslu á persónuupplýsingum þínum. Með þeim takmörkunum sem við geta átt samkvæmt gildandi lögum og reglum, hefur þú rétt á að fá upplýsingar um og aðgang að persónuupplýsingum um þig sem við höfum með höndum. Þú átt rétt á að afturkalla samþykki þitt fyrir vinnslu persónuupplýsinga sem byggð er á samþykki hvenær sem er. Þú átt einnig rétt á að óska eftir að láta leiðrétta, eyða eða takmarka vinnslu persónuupplýsinga um þig eða andmæla slíkri vinnslu. Í ákveðnum tilvikum átt þú einnig rétt á flutningi persónuupplýsinga sem þú hefur látið okkur í té til annars ábyrgðaraðila.

Teljir þú að við höfum ekki virt réttindi þín við meðferð persónuupplýsinga getur þú lagt fram kvörtun hjá Persónuvernd með því að senda tölvupóst á postur@personuvernd.is eða með því að senda bréfpóst á Rauðarárstíg 10, 105 Reykjavík.

11. Tengiliðaupplýsingar

Hafir þú einhverjar spurningar eða athugasemdir varðandi persónuverndarstefnu þessa, eða viljir nýta þér réttindi þín, getur þú haft samband við okkur á netfangið hallo@vinnr.is. Við svörum innan 30 daga.

12. Uppfærsla á persónuverndarstefnunni

Félagið áskilur sér rétt til að breyta og uppfæra þessa persónuverndarstefnu hvenær sem er. Þegar slík uppfærsla er gerð verður ný útgáfa birt á vefsíðu félagsins.

Ef breytingar eru verulegar eða hafa áhrif á réttindi eða skyldur notenda mun félagið tilkynna um slíkar breytingar með viðeigandi hætti og með hæfilegum fyrirvara áður en þær taka gildi. Áframhaldandi notkun á þjónustu félagsins eftir að uppfærð persónuverndarstefna hefur tekið gildi telst staðfesting á því að þú hafir kynnt þér og samþykkt uppfærða persónuverndarstefnu.